„150 Jahre Bergleidenschaft, 150 Jahre Hütten- und Wegebau, 150 Jahre Publikationen, 150 Jahre ehrenamtliches Engagement, 150 Jahre Höhen und Tiefen – im wörtlichen und im übertragenen Sinne“, so titelt es auf der Webseite des Deutschen Alpenvereins (DAV). Bereits 1869 wurde der Verein gegründet. Eine Zeit, in der sich die Gesellschaft durch die Industrialisierung im Umbruch befindet und sich traditionelle Strukturen auflösen. Die Mitglieder sind von den Alpen fasziniert und haben den Wunsch, gemeinsam Erlebnisse in den Bergen zu schaffen. Ein Gedanke, der heute noch so modern ist wie das Tätigkeitsfeld des Alpenvereins selbst. Bis heute wuchs der DAV zum größten Bergsportverband der Welt und einem der großen Sport- und Naturschutzverbände Deutschlands.

Die beeindruckenden Zahlen des DAV

Aktuell fasst der DAV ca. 1,3 Millionen Mitglieder, organisiert in über 350 regionalen Vereinen, den Sektionen. Diese sind über das gesamte Bundesgebiet verteilt. Im Verband engagieren sich mehr als 20.000 Touren- und Kursleiter für alle Formen des Bergsports und der Familien-, Kinder- und Jugendarbeit sowie fast 27.000 Ehrenamtliche. Immerhin gilt es 321 öffentlich zugängliche Berg- und Schutzhütten und 30.000 km Wege und Steige zu bewirtschaften sowie ca. 165.000 Veranstaltungen und 2 Millionen Tagesgäste jährlich abzuwickeln. 

Prozessoptimierung durch konsequente Digitalisierung

Durch die Struktur eines Dachverbands mit eigenständigen Sektionen werden unterschiedlichste Werbemittel in individualisierter Form benötigt, mit eigenem Logo und eigenen Inhalten. Früher wurde diese Aufgabe manuell bewältigt. Quasi auf Zuruf, Kommunikation per Email und Fax, händische Leistung eines Grafikdesigners mit aufwendigen Abstimmungs-, Korrektur- und Freigabeabläufen. Ein immenser Aufwand.

Diese Aufgabe galt es zu optimieren, zu digitalisieren. Dabei die Mitarbeiter der Sektionen direkt einzubinden, um möglichst kurze Kommunikationswege zu realisieren und aufwendige Abstimmungsszenarien zu vermeiden. Ein besonderes Augenmerk lag auf der Individualisierung der Werbemittel, die ein zukünftiges System möglichst automatisch und prozesssicher abbilden muss, um den gewünschten Optimierungsgrad zu erhalten. Ein leistungsfähiges Web-to-Print-System wurde gesucht – und gefunden.

Die Wahl fiel auf PAGEFLEX Storefront von Konzept-iX

Nachdem eine erste Realisierung weniger erfolgreich verlief, fiel die Wahl auf das weltweit etablierte Shop-System von PAGEFLEX. Die ausgereifte Software ist seit 2004 am Markt und bietet bereits in der Standardversion ein sehr umfangreiches Funktionsrepertoire. Die Anforderungen des DAV konnten „aus dem Karton“ erfüllt werden, ohne die zusätzliche Entwicklung von Erweiterungen oder Modulen. 

PAGEFLEX Storefront wurde speziell für den Web-to-Print-Bereich entwickelt. So sind die Funktionen zur Dokumentgenerierung und Werbemittelerstellung stark mit dem System verzahnt und ermöglichen einen extrem hohen Automationsgrad. Dabei lassen sich eindeutige Regeln im Layout verankern, die das Corporate-Design jedes einzelnen Dokuments und Werbemittels sicherstellen. 

„Die edelweissBOX wird von den Ehren- und Hauptamtlichen in den Sektionen sehr gut angenommen. Der größte Vorteil ist, dass die Produkte für die Sektionen jetzt jederzeit bestellbar sind. Auch unseren Grafikdesignern erspart die edelweissBOX einiges an Fleißarbeit.“

Cornelia Kreß, Öffentlichkeitsarbeit DAV

Vorlagenautomation zur Vereinfachung der Bedienung

Die unterschiedlichen Sektionen besitzen ihr eigenes Logo, ihren Namen sowie Adressen, Bankverbindungen, etc.  Die umfangreiche Stammdatenverwaltung ermöglicht eine Kopplung mit den hinterlegten Vorlagen, sodass ausgewählte Werbemittel automatisch mit den richtigen Logos bestückt werden. Je nach Produkt werden weitere individuelle Angaben mittels intuitiver Formulareingabe ergänzt. Nutzerinnen und Nutzer können das Produkt anschließend direkt beim hinterlegten Produzenten bestellen, oder die Druckdatei herunterladen.

Über die Bundesgeschäftsstelle des DAV erfolgt in einem Zwischenschritt eine Freigabe der einzelnen Bestellungen. Sollten doch einmal Ungereimtheiten auftreten, können Kommentare und Anregungen direkt innerhalb des Systems kommuniziert werden.

Verteilung an unterschiedliche Produzenten und Lieferanten

Alle von den Sektionen positionierten Aufträge werden vom System automatisch an die unterschiedlichen Produzenten und Lieferanten weitergeleitet. Diese sind produktabhängig im System hinterlegt, sodass der Bestellprozess voll automatisch erfolgt. Das betrifft auch die Druckdaten, die an die unterschiedlichen Druckdienstleister in der gewünschten Form übermittelt werden. Ebenfalls werden Rechnungs- und Lieferanschriften übertragen, die Rechnungsstellung und Abrechnung erfolgt direkt an die bestellende Sektion.

Stabiler Systembetrieb an 24 Stunden pro Tag

Im täglichen Betrieb erweist sich die Lösung als äußerst stabil und zuverlässig. Das System ist 24 Stunden am Tag verfügbar, sodass die Sektion sich die Bestelltätigkeiten zeitlich frei einteilen können. Aufgrund der hohen Skalierbarkeit können neue Werbemittel ganz einfach durch den DAV ergänzt und Vorhandene geändert werden. Ein internes Release-Management ermöglicht die Abstimmung neuer Werbemittel oder Änderungen direkt innerhalb des Systems, ohne den Normalbetrieb zu stören. Diese Arbeitsweise garantiert kurze Wege und eine hohe Flexibilität für den täglichen Betrieb. 

Alle Infos zum Deutschen Alpenverein unter https://www.alpenverein.de.