Seit nunmehr 35 Jahren steht Solarlux für ausgezeichnete Qualität in der Herstellung von Glas-Faltwänden, Wintergärten und Fassadenlösungen. Viele innovative Lösungen und Produkte, die vom Marketing mit unterschiedlichen Medien kontinuierlich begleitet werden müssen. Und das ist in der Tat eine Herausforderung.

Weltweit überzeugt das niedersächsische Familienunternehmen mit individuellen Lösungen aus Glas und innovativen Designmöglichkeiten. Mit 780 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist Solarlux in mehr als 50 Ländern aktiv und gehört weltweit zu den führenden Systemanbietern. Sämtliche Produkte werden in den firmeneigenen Produktionshallen in Melle in der Nähe von Osnabrück produziert. Wichtige Designpreise wie der red dot oder der iF Award und Prüfzeugnisse renommierter Prüfinstitute bestätigen den hohen Anspruch an Qualität und Design.

Die Herausforderung

Bei der Vielzahl der Produkte sind die marketingtechnischen Tätigkeiten eine Herausforderung. Regelmäßig müssen zahlreiche Dokumente erstellt, aktualisiert und in mehrere Sprachen übersetzt werden, teils in Russisch und Hebräisch. Verschiedene Dateiformate und viele beteiligte Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie externe Zuarbeiter wie Agenturen gestalteten die Prozesse aufwendig und langwierig. Ebenso die Korrekturschleifen, die teils in Excel, Word oder auch per Fax abgewickelt wurden. Ein enormer Zeit- und Kostenaufwand.

Der Rahmenbedingungen

Die Umsetzung eines neuen Corporate Designs bot die ideale Gelegenheit, die Verwaltung und Koordination der Prozesse in ein zentralisiertes Marketing Management System zu verlagern. Für die Einführung einer solchen Software wurden einige Rahmenbedingungen definiert. So sollte das System autark von Solarlux betrieben werden können, ohne eine Bindung mit einem externen Dienstleister, z. B. einer Agentur oder Druckerei, eingehen zu müssen. Weiterhin sollte die Lösung über eine „InDesign-Integration“ verfügen, sodass die vorhandenen Dokumente verwendet sowie das angeeignete Knowhow der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eingebracht werden kann. Außerdem war es wichtig, dass die Dateien jederzeit von der Grafik-Abteilung geöffnet werden können. Die Software muss zudem alle Prozesse und Arbeitsabläufe zur Dokumenterstellung und -abstimmung, Übersetzung und Korrektur sowie die Freigaben-Steuerung abdecken.

Die Software

Nach eingehender Evaluierung fiel die Wahl auf die Marketing Management Plattform publiXone. Diese erfüllt eine Vielzahl von Aufgaben rund um Dokumenterstellung- und -modifikation, Abstimmung und Korrektur sowie Datenmanagement für beliebige Medien und Artikel. publiXone bedient dabei unterschiedliche Applikationen aus den Bereichen Asset-, Brand- und Produktinformationsmanagement, Web-to-Print, Shop und Übersetzungen.

Das System ist zudem seit Jahren etabliert und verfügt über eine ausgereifte Integration mit dem Adobe InDesign Server zur On- und Offlinebearbeitung von InDesign-Dateien. Zur Sicherstellung des Corporate Designs ermöglichen Regelwerke im Layout die exakte Definition, welche Elemente wie verändert werden dürfen. Die Technologie selbst wurde mit dem Adobe Innovation Award ausgezeichnet.

 

Marc Brochhaus · Medienproduktion · Marketing

„Mit publiXone setzen wir auf eine unabhängige Software, ohne Verbindungen oder Verpflichtungen an externe Dienstleister. Wichtig war uns die transparente Einbindung von Adobe InDesign, sodass wir die vorhandenen Dokumente möglichst nahtlos verarbeiten können und jederzeit einen direkten Zugriff auf die originalen InDesign-Dateien haben. Im Moment nutzen wir nur einen Teil des Systems. Zukünftig soll der Einsatz weiter ausgebaut werden.“

 

Die Implementierung

Ein wichtiger Aspekt bei der Einführung eines neuen Systems ist die Akzeptanz aller mitarbeitenden Personen. Die Implementierung fand daher schrittweise statt. Den Anfang machten ein- und mehrsprachige Broschüren mit ausgesuchten Personen. Später kamen weitere technische Dokumente wie z. B. Bestellformulare, Ausschreibungstexte und Systembeschreibungen hinzu.

Die vorhandenen InDesign-Dokumente konnten einfach in das System übernommen werden. Lediglich die Regeln, welche Text- und Bildrahmen bearbeitet bzw. übersetzt werden dürfen, wurden mittels der Erweiterung iXcontrol per Maus und Klick im Dokument verankert.

Im Praxisbetrieb

Durch die Zentralisierung von Dateien und Prozessen bietet das System einen koordinierten Zugriff für alle in den Prozessen integrierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Mittels einfacher „Joblisten“ können die zugewiesenen Projekte aufgerufen und bearbeitet werden. Frei formulierbare Arbeitsbeschreibungen leiten den Anwender durch den jeweiligen Arbeitsschritt.

Ein wichtiger Vorteil ist der direkte Zugriff auf die Dokumente und die eigenständige Möglichkeit PDF-Dateien zu erzeugen. Dadurch werden Wartezeiten für die Bearbeitung durch die Grafikabteilung vermieden.

Innerhalb der Arbeitsablaufmodellierung können administrative Mitarbeiter die Prozessabläufe definieren und für eine Wiederverwendung speichern. Arbeitsschritte, Zuständigkeiten von Personen und Gruppen, Sprungmöglichkeiten und auch Rechte und Rollen können hier einfach in die gewünschte Form gebracht und jederzeit modifiziert werden. Ebenso lassen Sich Erinnerungen und Mahnstufen konfigurieren, sodass bei Verzug die entsprechenden Personen informiert werden.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Grafik arbeiten in der gewohnten Umgebung mit Adobe InDesign. Die InDesign-Dateien werden einfach per Drag´n´Drop in das jeweilige Projekt in das System übernommen und sind so direkt bereit, ihren Weg durch den zugewiesenen Arbeitsablauf anzutreten.

Die Zukunft

Das System soll zukünftig weiter etabliert werden, ggf. auch mit neuen Modulen und Anwendungen. Die Zusammenarbeit mit einem neuen Sprachdienstleister erfordert eine neue Herausforderung. Durch den Einsatz eines Translation Memory Systems und einer Terminologiedatenbank müssen Änderungen an den Übersetzungen an das Übersetzungsbüro zurückgegeben werden. Dazu werden aktuell verschiedene Lösungen geprüft.